ثالثا : المؤسسات المعلوماتية في ظل تكنولوجيا المعلومات والاتصال

ثالثا : المؤسسات المعلوماتية في ظل
تكنولوجيا المعلومات والاتصال

1- أثر تكنولوجيا الاتصال على الخدمات المعلوماتية :
لقد أخذت تكنولوجيا الاتصالات المتقدمة طريقها الى الخدمات المعلوماتية وقد أحدثت تغيرا جذريا في الأسلوب الذي تقدم به مؤسسات المعلومات خدماتها الى المستفيدين . حيث آن هذه المؤسسات تقع في مناطق جغرافية متفرقة وشاسعة فان هذا يجعلها ميدانا لاستخدام تكنولوجيا الاتصالات السلكية واللاسلكية من أجل توحيد إجراءاتها الفنية والتعاون في مجال الأعلام الموحد وتوحيد الاشتراك في الدوريات وغيرها من الإجراءات التعاونية التي تهدف الى توفير الجهد والوقت والكلفة (50) .
ومن الجدير بالذكر آن التكنولوجيا قد ساهمت في طورها الأول في تطوير الخدمات التقليدية للمكتبات ، حيث استخدم الحاسب الآلي بأشكاله المختلفة في عمليات الفهرسة وحفظ السجلات والإعارة وضبط اشتراكات الدوريات ، وتمثل هذه المرحلة الخطوة الضرورية الأولى نحو استخدامات أفضل . ومن الوظائف الأساسية في المكتبة التي تأثرت بتكنولوجيا الاتصالات وظيفة التزويد والتخزين ، فنتيجة لتوفر المعلومات المقروءة آليا في مراكز المعلومات وقواعد البيانات فان المكتبات قد غيرت أسلوبها في التزويد من استراتيجية الاقتناء والحصول على المعلومات الى استراتيجية الوصول الى المعلومات . هذا ويتجه الكثير من الناشرين في الوقت الحاضر الى استخدام تكنولوجيا المعلومات الحديثة لنشر ونقل مطبوعاتهم إلكترونيا وخاصة في حقل العلوم والتكنولوجيا وهو ما أصبح يسمى ( بالنشر الإلكتروني ) ومن أبرز الأمثلة على ذلك بنك معلومات انفوروم ( Inform ) وبنك معلومات نيويورك تايمز (51) .
وتسعى عدد من دور النشر الأوربية الى استخدام اسطوانة الفيديو لنشر مطبوعاتهم وخطة لتوزيع وتسليم مقالات منها بواسطة الأقمار الصناعية (52) . كما تسعى قواعد البيانات المشتملة على نصوص كاملة للوثائق الاستفادة من طاقات وقدرات ال( CD-ROM ) في مجال النشر الإلكتروني فقد طورت شبكة المكتبات ( OCLC ) نظام يسمى ( جراف تيكست Graphtext ) من اسطوانة ( CD-ROM ) يتح النظام امكانية طباعة عالية الجودة للحصول على نسخ لشبه الأصل مع النصوص والرسوم البيانية المرافقة . آن أسلوب النشر الإلكتروني قد أثر في أسلوب الاعارة بين المكتبات حيث ظهرت هناك شبكات لتبادل المصادر والإعارة المتبادلة الإلكترونية . لقد وضع هذا الأسلوب تحت التجربة لاختبار إمكاناته من الناحيتين التكنولوجية والاقتصادية لنقل محتويات الوثائق بالطرق الإلكترونية بدلا من نقل الوثائق نفسها وأسفرت النتائج عن ظهور عقبات تتعلق بارتفاع التكاليف وحجم المصادر المراد نقلها والمسافة بين المكتبات التي تقوم بالإعارة المتبادلة . وقد تبين آن هذا النظام مناسب في حالات نقل وثائق لا تتجاوز بضع عشرات الكيلو مترات (53) . أما بالنسبة للخدمات المرجعية والإجابة عن الاستفسارات فتعني بها أنظمة الفيديوتكس والتيليتكس حيث يمكن للمكتبات استخدام هذه النظم لمواجهة احتياجات المستفيدين بشكل أفضل .
2- دور اختصاصي المعلومات في ظل تكنولوجيا الاتصالات :
يلخص " شيرا Shera " دور أمين المكتبة من خلال تمثيله على شكل مثلث أحد ضلعيه الكتب والضلع الأخر المستفيدون ( الجمهور ) بينما تمثل قاعدة المثلث ( الكتب والمستفيدون ) ، وان هدف أمين المكتبة هو التركيز المباشر على خط القاعدة أي الجمع بين الأنسان والمواد المسجلة للمعرفة في علاقة مثمرة الى الحد الممكن . ويحقق أمين المكتبة ذلك من خلال المعرفة بكلا مكوني الضلعين ثم القيام بالعمليات المهنية كالاختيار والتزويد والتنظيم والتفسير وتقويم النتائج . ولكن بعد آن أصبحت العمليات المكتبية أكثر عمقا وتعقيدا بسبب تزايد استخدام المصادر الإلكترونية للمعلومات وأثر تكنولوجيا الاتصالات في توفير فرص الوصول والحصول على المعلومات من مختلف المصادر والمواقع فان ذلك تطلب من أمين المكتبة بذل المزيد من الجهود لمواكبة هذا التطور حيث لم يعد كافيا لأي مكتبي الآن آن يكون ملما بمصادر المعلومات المتوفرة ماديا داخل جدران المكتبة . فبعد آن كان معيار النجاح بالنسبة للمكتبي هو أيجاد الوعاء الذي يحمل المعلومات فان المعيار ينبغي آن يبنى على أيجاد المعلومات ذاتها (54) .
لقد أصبح بإمكان أمين المكتبة ومن خلال أجهزة الحاسبات الآلية ونظم الاتصالات الحديثة الحصول على المعلومات من مختلف المراصد وبنوك المعلومات في العالم . آن استخدام هذه المراصد والبحث في محتوياتها بصورة فعالة يتطلب من أمين المكتبة مهارات معينة ، لقد عدد ( لانكستر Lancaster ) (55) ( بعض المتطلبات التأهيلية للمكتبيين للتعامل مع التقنيات الجديدة مثل التأكيد على معرفة المصادر المقروءة آليا ، وكيف تستغل بأكبر قدر من الفعالية ومعرفة جيدة بسياسات وإجراءات التكشيف ، وبناء وخصائص المكانز المستخدمة لقواعد المعلومات ولغات الاستفسار واستراتيجيات البحث ، وسبل تحقيق أقصى قدر من التفاعل مع المستفيدين إضافة الى الحاجة الى معرفة تقنيات الاتصال ) . آن الخطأ الذي يقع فيه البعض يأتي من خلال ما توقعه التقنية في روع الإنسان عموما ، عن تضاؤل او تلاشي دور العنصر البشري ، أي المكتبي قياسا الى الوظائف الكثيرة والمعقدة التي تقوم بها التكنولوجيا الحديثة ، والواقع آن خاصية التعقيد هذه هي ذاتها التي تكفل لأمين المكتبة دورا حيويا . فالتكنولوجيا التي يسجل وينقل من خلالها الفكر والاتجاه نحو المركزية في اختزانها ( قواعد المعلومات الكبرى ) وتنامي قوة المعلومات في هذا العصر تنطوي على احتمالات الضرر كما تنطوي على احتمالات المنفعة . ولا خلاف بين علماء الاجتماع والاتصال على ضرورة اعتماد جانب من التقنية لجعل ذلك الحمل الزائد من المعلومات ممكن الاستخدام ولكن التكنولوجيا المستخدمة تؤتي نفعها اذا ما اندمجت فيها قدرات أمين المكتبة ثم يمدان المجتمع – كلاهما – بإدارة قوية (56) .
ومن أمثلة الوظائف الحيوية لأمين المكتبة واختصاصي المعلومات الآخرين في ظل التكنولوجيا ما يأتي (57) :
1- العمل مستشار معلومات وتوجيه المستفيدين الى مصادر المعلومات الأكثر احتمالا لتلبية طلباتهم .
2- تدريب المستفيدين على استخدام مصادر المعلومات الإلكترونية .
3- البحث في مصادر المعلومات التي لا يعرفها المستفيدين .
4- القيام بوظيفة ( محللي معلومات ) أي تقديم نتائج مختارة ومقيمة للباحثين او المستفيدين .
5- المساهمة في بناء ملفات المستفيدين من خدمات البث الانتقائي للمعلومات الآلية .
6- المساهمة في تنظيم ملفات المعلومات الإلكترونية الشخصية .
7- أعلام الباحثين عن كل جديد في مصادر المعلومات والخدمات الجديدة حال توفرها .
وتجدر الإشارة الى آن التطورات المستمرة في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تفرض على كل مكتبي آن يواكب هذه التطورات وان يكون يقظا ومنتبها دائما للتعرف على كنهها ومدى الاستفادة منها وتطبيقاتها المختلفة لزيادة الفاعلية من استخدامها وتحسين نوعية الخدمات التي تقدم من خلالها . وبعبارة أخرى يمكننا القول آن أمناء المكتبات يجب آن تتوافر فيهم سمتا المرونة والقدرة على التجديد ، وآلا فأن آخرين سيلتهمون دورهم تاركين المكتبات أشبه بمتاحف التاريخ . وهكذا نجد آن مناهج علم المكتبات التقليدية التي كانت سائدة حتى عقد السبعينات لم تعد كافية لاعداد أخصائي معلومات قادرين على مواجهة التغيرات الجديدة خاصة القوى التي تواجه مصادر المعلومات نحو الشكل الإلكتروني . ولقد آخذت مدارس علم المكتبات في العديد من الدول وخاصة في الدول الغربية والولايات المتحدة تعد نفسها وتتكيف لمواجهة احتمالات المستقبل كما قامت بتغيير أسمائها لتضم ( علم المعلومات ) وتضمن مناهجها موادا لتدريب أمناء مكتبات وأخصائيي معلومات ضالعين في أدوات المهنة من التكنولوجيا الحديثة . ومن الجدير بالذكر هنا الى آن أهمية التعليم المستمر والدورات التدريبية لتحديث معلومات المكتبيين باستمرار واطلاعهم على كل جديد ولرفع كفاءتهم ومستوى خدماتهم .
3- مستقبل المكتبات في ظل تكنولوجيا الاتصالات :
لقد جاءت المكتبات من أجل تحقيق أهداف معروفة ، وهي حفظ المعلومات وتسهيل الوصول أليها ونقل الحضارات من جيل الى أخر . وهكذا حظيت المكتبات بدعم الحكومات والأموال العامة والخاصة . ومع تطور تكنولوجيا الحاسبات الآلية وتكاملها مع تكنولوجيا الاتصالات ظهرت تيارات مختلفة للتنبؤ بما ستؤول اليه مكتبات المستقبل .
في تقرير مقدم الى المؤسسة الوطنية للعلوم ( National Science Foundation ) من قبل لانكستر ( Lancaster ) و درسكو ( Darsgow ) و ماركس ( Marks ) ناقشوا فيه سيناريو يصف مكتبة البحث العلمي في عام ( 2001 ) حيث تنبؤا أفول المكتبة كمؤسسة ولكن ذكروا أنه هناك أهمية كبرى ستحصل في مهنة المعلومات (58) . وبناء على هذا الاتجاه الذي يتزعمه لانكستر ( Lancaster ) فان مفهوم مكتبة المستقبل سيكون ( مكتبة بلا جدران ) . وليس بعيدا ذلك اليوم الذي تجد فيه مكتبة أبحاث تتألف من أجهزة طرفية ( Terminals ) ليس آلا وقد تختفي المكتبة التقليدية التي نعرفها (59) .
يتوقع خبراء المكتبات والمعلومات آن ادخال المزيد من التكنولوجيا لا تمته وظائف المكتبة سيجعلها في النهاية مركزا مفتوحا خاصة في عصر بدأ يتجه نحو النشر الإلكتروني للإنتاج الفكري في مختلف حقول المعرفة . آن الاتجاه نحو النشر والتوزيع الإلكتروني للمعلومات مع وجود تسهيلات أكثر للوصول الى شبكة المعلومات من خلال الاتصال الآلي المباشر ( Online ) يثير تساؤلات حول ما اذا كانت المكتبة ستتجه نحو تطوير مجموعة مواد إلكترونية ، وإذا ما اختارت المكتبة آن يكون لها مجموعة مواد إلكترونية فكيف ستكون عليه عملية الاختيار والتزويد ، وهل ستظل مشتركة في خدمات التكشيف والاستخلاص الآلية ؟ ونتيجة لكل هذا فان المكتبات تواجه تغيرات حتمية فيما يتعلق بدورها في المجتمع وكذا بطريقة عملها في المستقبل . بالنسبة الى وظيفة التزويد والتخزين مثلا نجد آن المكتبات ستركز على استراتيجية الوصول الى المعلومات ( Access ) بدلا من الاقتناء ( Holdings ) ومن هنا يستطيع المستفيد الوصول الى مجموعة المكتبة من خلال الأجهزة الطرفية ( Terminals ) المتوافرة في المنزل والمكتب . كما آن المعلومات يمكن آن تنتقل من مكتبة الى لأخرى ومن المكتبات الى الشركات وإدارات الأعمال والمكاتب في كل مكان ونسير مع أصحاب هذا الاتجاه الى أخر الشوط فنسأل : هل تلغى المكتبات بصورة نهائية على المدى البعيد ؟ أنهم لا يقطعون بذلك بل يؤكدون عكسه أي بقاء المكتبات لأغراض محدودة تماما حيث ذكرت بريجيت كيني ( Bragitte Kenney ) سيناريو يصف مستقبل المكتبات … فتقول :
( سوف تبقى هناك حاجة الى عدد كبير من المجاميع البحثية المطبوعة إضافة الى المطبوعات الشعبية الصغيرة والكتب المسلية … آن المجاميع الكبيرة من المطبوعات سوف تستمر حاجتها الى التنظيم من قبل أمناء المكتبات والمتدربين والمختصين ممن يقدمون التفسيرات ويساعدون في الحصول على المجاميع ) (60) . ويذكر دي جينار ( De Gennaro ) أيضا :
( أنه من الواضح آن تكنولوجيا المعلومات سوف تبدأ أساسا بتغيير النشر والمكتبات وان تلك التغيرات سوف تتسارع في المستقبل ولكن لا يوجد أحد في الوقت الحاضر يستطيع التنبؤ متى وكيف تستطيع التكنولوجيا آن تجعل المكتبات ملغية ( Obsolete ) . آن الواقع العملي يشير الى آن المستفيد لا يزال بحاجة الى المكتبات ، وان أعضاء المكتبات يجب عليهم تلبية متطلبات هؤلاء من المصادر مع وجود التكنولوجيا الحديثة في الوقت الحاضر ) .
مهما يكن من أمر فان المكتبات ستبقى والحاجة أليها لن تنقطع . ستظل المكتبات تقدم خدمات وثائقية وخدمات معلومات ، وستظل الحاجة قائمة لمكتبين مؤهلين واختصاصي معلومات لأداء وظائف مهمة في عصر المعلومات الآلية هذا إضافة الى الحاجة إليهم لبناء معاجم مصطلحات التكشيف والاستخلاص والأدوات الأخرى الضرورية للاستفادة القصوى من المصادر المقروءة آليا ، كما آن لهم دورا مهما في تدريب المستفيدين على كيفية استخدام هذه المصادر . ولعله من المناسب القول بأن نوعا من المكتبات سيكون مطلوبا لتزويد المستفيدين بالاتصال المباشر مع بنوك المعلومات وبهذا ستكون المكتبة هي المركز الذي سيكون الوصول الى شبكات المعلومات ممكنا من خلاله .
ونستطيع آن نلخص القول بأن دور المكتبة والمكتبين سيزداد في عصر تكنولوجيا المعلومات وستصبح المكتبة مركزا تحويليا يربط المستفيد بآخرين او تسهل له الوصول الى المواد مطبوعة او إلكترونية في مراكز أخرى .
آن المستقبل سيكون لتلك المكتبات التي تواكب التطور وتبني التكنولوجيا وتتكيف معها لخدمة روادها وعلى العكس من ذلك فلن تجد المكتبات التقليدية لنفسها دورا تؤديه في خضم هذه التطورات (61) .

هوامش ومصادر الفصل التاسع :

1- محمود علم الدين . تكنولوجيا المعلومات وصناعة الاتصال الجماهيري .- القاهرة : العربي للنشر والتوزيع ، 1990 . ص 53 .
2- محمد الديب الحسيني . الحاسبات الإلكترونية وميكنة المعلومات .- القاهرة : مكتبة الانجلو ، 1970 . ص31 .
3- Singieton , Log A. Telecommunication in the Information age .- Cambridge .- 2nd . Ed. , Ballinger Publishing Company , 1986 , P.164 .
4- محمود علم الدين . تكنولوجيا المعلومات ( مصدر سابق ص 59 ).
5- Barden , R. and Hacher , M. Communication Technology .- N.Y. : Delmar , Publisher Inc. 1990 , P.23 .
6- محمد فتحي عبد الهادي . مقدمة في علم المعلومات .- القاهرة : مكتبة غريب ، 1984 ، ص 218 .
7- Barden , R. and Hacher M. ( 1990, P.31 ) .
8- Carne , E. Bryan . Modern Telecommunication .- N.Y. : Plenum press , 1984 .P.98 .
9- Barden , R. and Hacher M. ( 1990 , P.33 ) .
10- Becker , Samuel L. Discovering Mass Communication .- USA : Scott , foresman and Company .- 2nd Ed.,1987 , P.321 .
11- زين الدين محمد عبد الهادي . الأنظمة الآلية في المكتبات .- القاهرة : المكتبة الأكاديمية ، 1995 . ص55 .
12- عمر أحمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في علم المكتبات والمعلومات . – عمان : دار الشروق ، 1997 . ص.ص 455-456 .
13- ايريك ج. هنتر . تحسيب عمليات الفهرسة في المكتبات ومراكز المعلومات . تعريب جمال الدين محمد الفرماوي .- الرياض : دار المريخ للنشر ، 1992 .
14- عمر احمد الهمشري وربحي مصطفى عليان ( مصدر سابق ص 472 ) .
15- نفس المصدر السابق ص 477 .
16- نفس المصدر السابق ص 488 .
17- Corbin , John . The Education of Librarians in an age Information Technology administration . V.9 , No. 4, 1988 ,P. 77 .
18- الشيمي حسني عبد الرحمن . نحن واللاورقية . مجلة عالم الكتب . م 11، ع1 ، 1990 ، جب 1440 ، ص 28 .
19- نفس المصدر السابق .
20- ماجد رجب حموك . المجلة العلمية عام 2000 ورقية آم إلكترونية . مجلة التوثيق العلمي . م 5 ، ع2 ، السنة الخامسة ، 1986 . ص15 .
21- عبد الرزاق يونس . تكنولوجيا المعلومات .- عمان : المطابع التعاونية ، 1989 ، ص44 .
22- عماد عبد الوهاب الصباغ . شبكات المعلومات بالألياف الضوئية . علوم . ع57 ، السنة الثامنة ، 1991 ، ص 42-43 .
23- حمدي قنديل . اتصالات الفضاء .- القاهرة : الهيئة المصرية العامة للكتاب ، 1985 . ص41 .
24- احمد بدر . المدخل الى علم المكتبات والمعلومات .- الرياض : دار المريخ للنشر ، 1985 . ص 24 .
25- حمدي حسن . مقدمة في دراسة وسائل وأساليب الاتصال .- القاهرة : دار الفكر العربي ،1987 . ص13 .
26- خليل صابات . وسائل الاتصال نشأتها وتطورها .- القاهرة : مكتبة الانجلو المصرية ، .- ط5 ، 1987 ، ص21 .
27- Hunter J.K. and Gross L. Broadcast News the Inside out ..- USA : The CV. Mosby Company , 1980 ,P.11.
28- خليل صابات . وسائل الاتصال ..( مصدر سابق ص 351 ) .
29- سعود عبد الله الخزيمي . وسائل الاتصال ودورها في خدمات المكتبات والمعلومات . مكتبة الإدارة . م1 ، ع3 ، 1983 . ص24 .
30- انطوان بطرس . هاتف في كل قرية . مجلة الكمبيوتر والالكترونيك . م3 ، ع7 ، أيلول 1986 . ص26 .
31- محمد محمد الهادي . تكنولوجيا المعلومات وتطبيقاتها . 1989 ، ص 156 .
32- Gliffiths , J.M. Main Trends in Information Technology , UNESCO Journol of Information Science , V.2, No.4 , 1982 , P. 236 .
33- Griner , Kathleeh “ Videotext : Implications and Applications for Libraries “ in Telecommunication and Libraries , 1981 , P.72 .
34- McKean , Joan Maier “ Facsimile and Libraries : A primer for Librarians and Information Managers “. Edited by D.W. King (et al ) . 1981 , P.91 .
35- Graddon, Pemela . “ Facsimile in Libraries “ Audio Visual Librarian Vol. 11 , No. 3. Summer 1985 . P. 153-156 .
36- Morris , R. “ Information and Satellite Technology “ Asilp Proccedings , Vol.35 , No. 2 , 1983 , P.75 .
37- Liu , Rose “ Tele Library , Library Services via Satellite “ Special Libraries , Vol. 70 , No. 9 , Sep. 1979 , P. 346 .
38- Lancer , Rieta G. “ Communication Satellites “ Telecommunication and Libraries : A Primer for Lib. arians and Information Managers , 1981 , P.64 .
39- Ibid , P.65 .
40- Morris R. “ Information and Satellite ( P.74 ) .
41- Backer , Samuel , L. Discovering Mass … ( P.320 ) .
42- Carne , E. Bryan Midern …( P. 132 ) .
43- فاروق سيد حسين . الكوابل : الاوساط التراسلية والألياف الضوئية .- بيروت : دار الراتب الجامعية ، 1990 . ص 45 .
44- نفس المصدر السابق . ص 25 .
45- Calhoun George . Digital Celluar Radio ,.- USA : ARTECH house Inc. , 1988 , P.P. 185-189 .
46- Smith , David R. Digital Transmission Systems ,.- N.Y. : Van Nestraud Reinhold , 1985 , P. 27 .
47- Bellamy , John C. Digital telephony .- N.Y. : Wiley , 1982 , P.22 .
48- صباح محمد كلو . تكنولوجيا البريد الإلكتروني ودورها في عملية تناقل المعلومات . نشرة المكتبات والمعلومات . مج 2 ، ع 2 ، 1998 ، ص 2-3 .
49- نفس المصدر السابق .
50- King , D. ( et at ) . Telecommunication and Libraries , A primer for librarians and Information Manages .
51- عماد عبد الوهاب الصباغ ورشيد عبد الشهيد عباس ( النشر الإلكتروني : تطوره - آفاقه –ومشاكله في الوطن العربي ، وقائع الندوة العربية الثانية للمعلومات . تونس ، 1989 ، ص 108 – 132 .
52- Gillman , Peter L. “ Developments Information Technology : an overview “ Aslip procceding Vol. 36 , No. 5 , 1984 , P.242 .
53- Rciatijes , Frances J. “ application of Modren Technologies to Lnte library Resource sharing Network “ Journal of American Societ for Information Science , Vol. 35 . No. 1 , 1984 , P.45 .
54- صباح محمد كلو . تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وانعكاساتها على المؤسسات المعلوماتية . ( بحث غير منشور 1999 ) ص 26 .
55- Lancaster F. W. Toward Paperless Information Systems .- N.Y. : 1978 , P. 158 .
56- حسني عبد الرحمن الشيمي . نحن واللاورقية ( مصدر سابق ص 31 ) .
57- Lancaster F. W. “ The future of the Library and the age of Telecommunication “ in Telecommunication and Libraries : A primer for Librarians and Information Managers , 1981 , P. 151 .
58- Taylor Bitty W. The twenty first century Technology , Lmoact on Acadimic Research and Law Libraries , 1988 .
59- Lancaster F. W. The future of the Library in the age of Telecommunication , Telecom and Libraries , 1980 , P.150 .
60- Taylor Bitty W. The twenty first century ..( P.161 ) .
61- صباح محمد كلو . تكنولوجيا المعلومات والاتصالات .. ( مصدر سابق ص 30 ) .


















الفصل العاشر

نظم المعلومات
مفهومها وتطبيقاتها في المكتبات ومراكز المعلومات ِ

1- المقدمة :
أن التطور الكبير الذي حصل في مرافق الحياة المختلفة في الحجم والأبعاد قد خلق الحاجة الملحة إلى تطوير نظم المعلومات لمقابلة تلك التطورات ومعالجة التعقيدات المتزايدة فيها يوما بعد آخر . حيث أن المعلومات يجب أن لا تعكس فقط النشاطات الداخلية للمنظمة وانما أيضا نشاطاتها الخارجية والفعاليات المتبادلة بينها وبين البيئة يالاضافة إلى مؤثرات كل منهما من خلال المصالح المتبادلة والعلاقات السياسية والمالية والاقتصادية والاجتماعية المختلفة . كما وان هذه المعلومات يجب أن لا تظهر فقط ما حدث سابقا او يحدث حاليا أنما الأهم من ذلك هو ما الذي سيحدث مستقبلا . كما وان متطلبات المعلومات تشتمل أيضا على كل المؤشرات والمعطيات الضرورية اللازمة لاعداد برنامج العمل الفعال وتشغيل الأنشطة المختلفة والسيطرة عليها داخل المنظمة . كما وان الحاجة لنظام المعلومات الكفؤ ضروري ليس فقط لانشطة الدولة والقطاع الاشتراكي والمختلط فقط وانما هي ضروري أيضا لانشطة القطاعات الأخرى المختلفة .
ولغرض تحقيق أهداف نظم المعلومات في حل المسائل المعقدة للمنظمة يجب أن يصمم النظام في تلك الاتجاهات السليمة التي تحقق عمليات تجميع البيانات الخام ومعالجتها بالطريقة التي تحقق حاجة المستويات الإدارية المختلفة من المعلومات لأغراض اتجاهات القرارات المناسبة لتحقيق أهداف المنظمة . ولغرض تصميم وتطوير نظم المعلومات المعقدة اللازمة لمتطلبات عالم اليوم المعقدة ، يصبح أولا من الأهمية بمكان خلق الجهات التي تقدر حق المقدرة والمعرفة لمفاهيم البيانات والمعلومات .

2- اصل كلمة نظام Word origin :
أن الأصل اليوناني لكلمة (( System )) هو (( Systema )) المشتقة من (( syn )) وتعني (( together )) أي (( معا )) ومن (( histemi )) والتي تعني (( to set )) أي (( يكون )) او يجمع (1) .
ويقدم جينكيز بعد ذلك التعريف التقليدي في القواميس للكلمة system هو :
(( Aplan of Scheme according to which things are connected into a whole )) .

3- مفهوم النظم :
هناك العديد من التعريفات التي ذكرت في أدب الموضوع نذكر منها التعريفات آلاتية :
أولا : يذكر لنا (( راو لي Rowley )) (2) مجموعة من التعريفات لمصطلح نظام هي أن النظام هو :
- تجميع لعناصر مترابطة مع بعضها البعض او نظم فرعية منظمة بطريقة ما لتؤكد الأداء الكفء للنظام ككل .
- أي تنظيم ذو هدف للمصادر او العناصر .
- هو مجموعة من العمليات والإجراءات والإنسان والآلة والتي بها يتم تنفيذ أي نشاط عملي .
ثانيا : يعرف (( سمبريفيفو Semprevivo )) (3) النظام بأنه (( سلسلة من العناصر المترابطة والتي تؤدي نشاطا ما او وظيفة او عملية ما )) . ويقدم سمبريفيفو هذا المثلث المقلوب والذي يعبر فيه عن شمولية المعلومات ودرجة تفصيلها .


يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر (3)




ثالثا : ويشير (( ويلسون Wilson )) (4) إلى أن لكلمة نظام العديد من التعريفات التي تعتمد على السياق المستخدمة فيه . فهي يمكن أن تعني أجراء Procdure او عملية Process او عملية التحكم في تلك العمليات او الإجراءات او تستخدم لتعني شبكة او حزمة برامج لتجهيز البيانات .
رابعا : ويذكر (( سيلفر Silver )) (5) أن كلمة (( نظام قد أجهدت من كثرة الاستخدام في اللغة الإنكليزية حيث استخدمت لوصف الأشياء والحالات او الأوضاع والمناهج فيقول في تعريفه للنظام بأنه :
(( مجموعة من العناصر التي تتفاعل مع بعضها والتي تعتمد على بعضها البعض بصورة منتظمة وتشكل كلا معقدا . وبالتالي فأن النظام هو مجموعة من الأجزاء المترابطة والتي تعالج كوحدة واحدة تتفاعل عناصرها )) .
ويذكر سيلفر أن أحد الصفات الهامة للنظم هي أنها تقدم خصائص وقدرات لا توجد في العناصر الفردية المكونة لها . وان هذه الصفة هي (( أن الكل ينتج نتائج اعظم بكثير من مجموع نتائج الأجزاء )) وان هذه الصفة تعد بمثابة الطريق لفهم النظم .
خامسا : ويعرف (( محمد ابو النور )) (6) مصطلح النظام بالتعريف الشامل التالي : (( النظام هو مجموعة من العناصر في حالة ترابط فيما بينها ، وبينها وبين البيئة . وانه ذلك الكل المنظم والمركب الذي يجمع ويربط بين عناصر او أجزاء لتشكل في مجموعها تركيبا موحدا تنتظم عناصره في علاقات تبادلية بحيث لا يمكن عزل أحدها عن الآخرين ، ومع ذلك فكل منها يحتفظ بذاتيته وخصائصه ، آلا انه في النهاية جزء من كل متكامل . وبعبارة أخرى هو مجموعة من الكيانات المرتبطة بعلاقات تبادلية بين بعضها البعض ، وتنظم داخل إطار مشترك ليستقبل متغيرات محددة تتفاعل مع الكيانات بداخله تحت تأثير الظروف المحيطة به لتتحول إلى عوائد محددة )) .
سادسا : تقدم (( جماعة النظم المفتوحة )) - المنبثقة عن الجامعة المفتوحة بلندن- تعريفا للنظام مكونا من أربعة أجزاء هذا نصه :
النظام هو تركيب او تجميع للأجزاء ، يكون فيه :
1- الأجزاء او المكونات متصلة ببعضها البعض بطريقة منظمة .
2- تتأثر الأجزاء او المكونات لوجودها في النظام وتتغير بتركها لهذا النظام .
3- أن هذا التركيب او التجمع يقوم بعمل شيء ما
سابعا : ويقدم (( رايس Rice )) (7) تعريفا للنظام بكونه (( أي عملية منطقية تستخدم سلسلة متتابعة من الخطوات او الأنشطة في محاولة لإنجاز نتيجة مرغوبة . ويمكن أن تكون النظم يدوية او آلية او أنصاف أليه )) . ويضيف رايس إلى ذلك التعريف بأننا يمكن أن نجد في المكتبات كل أنواع النظم التي تعمل مع بعضها البعض والتي ينظر أليها في بعض الأحيان على أنها نظم فرعية تصنع في مجملها نظام كلي .
ويلاحظ من خلال هذه التعاريف أن النظام عبارة عن مجموعة أجزاء متكاملة تتفاعل فيما بينها لبلوغ أهداف معينة وليست مجموعة عناصر مجتمعة بصورة عشوائية .
ولعل أكثر التعريفات انسجاما مع نظم المكتبات ومراكز المعلومات هو التعريف الذي يحدد نظام المعلومات بأنه : مجموعة عناصر تشكل برنامجا – إجراءات وفعاليات تنجز لتحقيق هدف او مجموعة أهداف من خلال معالجة البيانات لتهيأة معلومات في فترة زمنية محددة .
أن هذا التعريف إضافة إلى تضمنه لأهم خصائص النظم ( مجموعة الأجزاء ووجود التفاعل …) فأنه يجسد النموذج العام لأي نظام والمتمثل بالمدخلات Input والعمليات Processing والمخرجات ( .

4- تصانيف النظم Systems Classifications :
هناك العديد من المحاولات لوضع أسس لتصنيف النظم فمنها الشامل ومنها الدقيق والمتخصص وسنحاول في الفقرات التالية أن نستعرض نماذج مختلفة من هذه المحاولات :
أولا : النظرية العامة للنظم والتصنيف ذو المستويات التسعة :
يعتبر هذا التصنيف الذي تضمنته النظرية العامة للنظم من أوائل المحاولات لتحديد مستويات يمكن أن تحوي الأنواع المختلفة للنظم وهي (9) :
- المستوى الأول : ويشار أليه بالإطار او الهيكل Farmework ويتسم بالسكون Static .
- المستوى الثاني : ويشار أليه بعمل الساعة Clockwork ويتسم بأنه تم تقديره سلفا Predetermined .
- المستوى الثالث : ويشار أليه بمنظم الحرارة الآلي Thermostat ويتسم بالضبط الذاتي Self-regulating .
- المستوى الرابع : ويشار اليه بالخلية Cell ويتسم بالمحافظة الذاتية Self-Maintaining .
- المستوى الخامس : ويشار أليه بالنبات Plant ويتسم بأنه عبارة عن مجتمع من الخلايا Society of Cell .
- المستوى السادس : ويشار أليه بالحيوان Animal ويتسم بأنه ينظمه عقل Brain-Organised .
- المستوى السابع : ويشار أليه بالإنسان Human being ويتسم بأنه يتحدث ويستخدم الرموز Speech , Symbols .
- المستوى الثامن : ويشار أليه بالتنظيمات الاجتماعية Social organizations ويتسم بوجود وظائف وقيم للاتصال Roles , Communication Values .
- المستوى التاسع : ويشار أليه بنظم ما وراء الخبرة البشرية ويتسم بأنه وراء المعرفة Beyond knowledge .
ويلاحظ انه في المستوى الثالث قد ظهرت أهمية التغذية المرتدة في التقنيات التي تنظم نشاط ما بالقياس والمقارنة بمعايير محددة . كما أن المستوى الرابع يعد بداية النظم المفتوحة Open Systems والنظام المفتوح هو ذلك النظام الذي له القدرة على التغيير المستمر لعملياته وبنيته الداخلية – كما سيرد ذكره - .
وابتداء من المستوى الثامن تظهر أهمية النص على أهداف وأغراض واضحة ومحددة للمنظمة ، حيث يجب أن يشتمل تصميم البنية الداخلية على نظم فرعية قادرة على التكيف مع البيئة الخارجية وننفذ أنشطة داخلية تحول المدخلات من المواد والطاقة والمعلومات إلى المخرجات المنصوص عليها مسبقا في أهداف المنظمة .
ويصنف ( كاست Kast ) (10) هذه المستويات التسعة في ثلاث مجموعات حيث يشير إلى أن المستويات الثلاثة الأولى تشكل نظم ميكانيكية او مادية فهي تقدم أساس المعرفة في العلوم الطبيعية مثل الفيزياء والفلك . آما المستويات الثلاثة التالية وهي ( الرابع والخامس والسادس ) فأنها تهتم بالنظم الإحيائية والبيولوجية ، فهي بذلك موضع اهتمام علماء الأحياء والنبات والحيوانات . واخيرا تأتي المستويات الثلاثة الأخيرة والتي تهتم بالإنسان والنظم الاجتماعية والتي تعد موضع اهتمام بالعلوم الاجتماعية والفنون والإنسانيات والدين .
ويشير كاست إلى أن النظرية العامة للنظم من خلال هذا التصنيف قد قدمت أساسا لفهم ودمج المعرفة المكونة من العديد من المجالات المتخصصة جدا .
ثانيا : محاولة أكوف Ackoff :
ويطلق على هذا التصنيف بالتصنيف السلوكي Behavioral Classification حيث تكون نظم حفظ الحالة ومثالها منظم الحرارة الآلي هي المستوى الأدنى في هذا التصنيف . وتكون النظم الهادفة Purposeful Systems وهي النظم القادرة على تغيير أهدافها تحت أوضاع او حالات ثابتة ويختار النهايات والوسائل وبالتالي فهو يعرض او يكشف عن نفسه بكفاءة وبسهولة وصدق (11) .
ثالثا : محاولة سيلفرSilver (12) :
يضع سيلفر تصنيفا للنظم على أساس إمكانية التنبأ بمخرجات ذلك النظام وسلوكه من عدمه ، فهناك نوعان هما :
أ‌- النظم المفتوحة Open Systems : وتسمى أيضا بالنظم الاحتمالية Probablistic Systems وهي تلك النظم التي تكون مخرجاتها او نتائجها من غير الممكن تحديدها بدقة ولكن يمكن التنبأ بها وتخمينها وتشتمل هذه النظم على عناصر الصدفة والاحتمال .
ب‌- النظم المغلقة Closed Systems : وهي النظم التي يمكن التنبأ بنتائجها ومخرجاتها بكل تأكيد .
رابعا : محاولة جونسون Johnson (13) :
يستعرض جونسون أسسا مختلفة لتصنيف النظم منها :
أ‌- تصنيف النظم على أساس الصانع فنجد نظم طبيعية Natural Systems ونظم من صنع الإنسان Man-Made Systems .
ب‌- تصنيف النظم على أساس إمكانية التعديل في البنية الداخلية للنظام ، فنجد نظم مرنة Flexible Systems وهي النظم التي يمكن التغيير في بنيتها وتصميمها الداخلي ليتلائم مع المدخلات المتغيرة للبيئة . وهناك النظم الصلبة Rigid Systems وهي التي لا يمكن التعديل في بنيتها .
ج _ تصنيف على أساس درجة تدخل الإنسان ، فنجد نظم بشرية Human Systems ونظم آلية Machine Systems .
د‌- تصنيف على أساس طبيعة المخرجات ، فنجد نظم منتجة لأشياء Systems that produce things .
خامسا : محاولة جامعة لانكستر Lancaster Unive.:
يذكر ويلسون براين ( Wilson, B. ) تصنيفا للنظم تم وضعه في جامعة لانكستر حيث يصنف النظم إلى أربع فئات هي (14) :
أ‌- نظم طبيعية Natural Systems وهي النظم المادية التي تصنع وتكون ( الكون Universe ) وهي بالتسلسل تبدأ من النظم Subatomic مارة بنظم ecology حتى تصل إلى نظم galactic .
ب‌- النظم المصممة Designed Systems : وهي آما أن تكون (( مادية Physical )) مثل المعدات والأدوات Tools او جسور bridges او التركيبات الآلية automated complexes او نظم مجردة abstract مثل الرياضيات واللغة والفلسفة .
ج _ نظم نشاط الإنسان Human activity sys. : ويمكن وصفها بصورة عامة بأنها نشاط هادف يقوم بتنفيذه البشر ومثالها نظم الإنسان – الآلة man-machine system ، نشاط الصناعة industrial activity ، والنظم السياسية political system … الخ .
د‌- نظم اجتماعية وثقافية Social and Cultural systems : حيث يكون نشاط الإنسان داخل نظام اجتماعي مكون من الأفراد الآدميين كعناصر هذا النظام . وتكون العلاقات المتبادلة هي تفاعل هؤلاء الأشخاص داخل النظام مع بعضهم البعض . ومن أمثلة النظم الاجتماعية : الآسرة ، المجتمع وكذلك مجموعات الأفراد الذين يعملون لتحقيق وإنجاز نشاط مفيد .
سادسا : محاولة محمد السعيد خشبة (15) :
يذكر محمد سعيد خشبة أن عملية تصنيف النظم هي عملية كيفية في طبيعتها وان الحدود بين مختلف الأنواع من النظم ليست محددة تماما ودائما . ويشير إلى أن هناك عنصرا من العشوائية والافتراضية في تعيين النظم في طبقة معينة او أخرى . ويفرق بين طبقتين أساسيتين من النظم هما :
أ‌- النظم الطبيعية Natural systems : وهي جزء من الطبيعة التي خلقها الله سبحانه وتعالى مثل نظام دوران الأرض حول نفسها وتعاقب الليل والنهار ودوران الأرض حول الشمس وحصول الفصول الأربعة ونظام الأنهار والرياح والأمطار …الخ .
ب‌- النظم التي يصنعها الإنسان Man-Made Systems : وهي تلك النظم التي يقوم الإنسان بابتكارها وإنشائها وهذا النوع هو محط اهتمام علماء النظم دراسة وتحليلا وتصميما .

5- دورة حياة النظام ودورة حياة تطوير النظم System Life Cycle and Systems Devlopment Life Cycle :
للتميز بين ما تعنيه (( دورة حياة النظام )) وما يقصد ب(( دورة حياة تطوير النظم )) فان الأولى تعني الدورة التي تتبع النظام منذ نشأته الأولى حتى اكتماله في حين تعني الثانية الدورة التي تتبع مراحل تطوير نظام كائن بالفعل .
ويستعرض ( راو لي Rowley ) (16) في الشكل التالي الخطوات الخمس التي تتكون منها دورة حياة النظام :


يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر (7)



فبعد ما يتم تصميم وتقديم النظام يتم تطويره أثناء مرحلة التشغيل ، ومع مرور الزمن يصبح النظام اقل فعالية مما كان عليه عند إنشائه ، ويمكن لنا أن نرجع ذلك إلى استهلاك بعض الأجزاء الميكانيكية او بسبب تغير البيئة وعدم قدرة النظام على التطور ومواكبة هذه التغييرات . وتكون الحقيقة النهائية هي فساد النظام ، ويلاحظ أن هذه الحالة يمكن التعجيل بها في البيئة يتم فيها التخطيط لنظام جديد يحل محل النظام المستخدم . وفي النهاية تأتي الخطوة الأخيرة في دورة حياة النظام وهي استبداله بنظام آخر . ونشير هنا إلى أن طول فترة بقاء واستمرارية كل خطوة من الخطوات السابقة يتفاوت من نظام إلى آخر . ويؤكد راو لي أن حياة النظم المحسبة صغيرة نسبيا بسبب أن التغييرات في البيئة وفي التكنولوجيا تشترك معا على إفساد والتحويل السريع في تلك النظم .
ويوضح سمبرفيفو ( Semprevivo ) (17) دورة حياة تطور النظام من خلال الأنشطة العشرة التالية :
1- تعريف المشكلة Problem Definition
2- تجميع وتحليل البيانات Data Collection & Analysis
3- تحليل بدائل النظام Analysis Of Systems Alternatives
4- تحديد الجدوى Determination of Feasibility
5- تطوير مخطط النظم Development of Systems Proposal
6- إنشاء نماذج للنظم قريبة من الأصل Develoment Pilot or Prototype Systems
7- تصميم النظم Systems Design
8- تطوير البرنامج Program Development
9- تنفيذ النظم Systems Implementation
10- استعراض النظم وتقيمها Systems review and Evaluation
ويأتي سيلفر ( Silver ) (18) ويعرف دورة حياة تطور النظام بالمراحل الخمسة الموضحة في الشكل التالي ، ويذكر أن هذه المراحل تعتبر إلى حد ما اعتباطية وعادة ما تتداخل ، كما أن بعض المحللين يفضل استعراض العملية في ستة مراحل او اكثر .
فيبدأ المحلل بتشخيص وتحديد المشكلة إثناء مرحلة التخطيط . ثم يستعرض البيانات والمعلومات عن النظام بغرض فهم النظام الحالي بوضوح وذلك أثناء مرحلة التحليل . ومجموع المعلومات المجمعة في المرحلة السابقة يقوم المحلل بصياغتها على الورق في صورة عناصر النظام الجديد او المحسن . مع اعتبار آن المحلل في تلك المرحلة ( مرحلة التصميم ) يضع في الحسبان البدائل . ثم تأتي مرحلة التطوير حيث يتم بناء النظام الجديد فيحدد المحلل البائعين والموردين للأجهزة والمعدات المطلوبة . واخيرا يأتي دور مرحلة التشغيل وهي تتضمن التغيير والتحويل الكامل للنظام الجديد او المحسن .



يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر (9)




6: مكونات النظام :
ويراد بها المكونات الأساسية لكل نظام والتي تتفاعل مع بعضها البعض من اجل تحقيق الهدف النهائي من النظام . ويمكن حصر هذه المكونات في العناصر الثمانية التالية :
أولا : البيئة Environment :
ويراد بها مجموعة من العناصر وخواصها المناسبة ، وهذه العناصر ليست جزءا من النظام ولكن أي تغيير في أي منها يحدث تغييرا في حالة النظام . لذلك فان بيئة النظام تتكون من جميع المتغيرات التي قد تؤثر على حالته . والعناصر الخارجية التي تؤثر على الخواص غير المناسبة للنظام ليست جزءا من بيئته (19) . ويحدد سيلفر Silver (20) تلك العناصر البيئية المحيطة بالنظام ب(( الأفراد ، التجهيزات ، القواعد ، السياسات ، والقوانين )) .
ثانيا : الحدود Boundaries :
ويعرف سيلفر الحد Boundary بأنه ذلك الفاصل الخارجي Perimeter الذي يبين الحدود بين النظام وبيئته . فهو يميز بين العناصر المكونة للنظام والعالم الخارجي الذي تتفاعل معه . ويؤكد راو لي Rowley (21) على أن العناصر المكونة للنظام هي التي تحدد وتعرف هذا النظام وبالتالي ترسم حدوده ، كما أن عملية تحديد النظام ترجع في المقام الأول إلى الهدف من التحليل والى محلل النظم نفسه . ويتحدد اختيار الحدود بناء على الوقت والمصادر المتوفرة لتحليل وتصميم النظم والبنية التنظيمية وطرق تجهيز البيانات وعناصر أخرى متنوعة .
وتسمى عملية تعريف حدود النظام بعملية (( تعيين النظام System Identification )) وهي عملية صعبة للغاية بسبب أن كل النظم هي بالأساس جزءا من نظم أخرى ( أي بمعنى أنها نظم فرعية لنظم أخرى ) وتحتوي فيما بينها على نظم فرعية .
ثالثا : اوجه التداخل والعلاقات Interfaces and Relationships :
كما سبق القول بأن النظام يتم تعيينه او تحديده بواسطة العناصر elements المكونة له والتي يحتوي عليها ، وهذه العناصر هي التي ترسم حدود النظام . حيث تتصل تلك العناصر داخل النظام الواحد مع بعضها البعض مكونة ما يسمى بالعلاقات او الصلات وبعبارة أخرى يمكننا القول بأنها مجموعة العلاقات التبادلية بين عناصر النظام وهي جزء لا يتجزأ من النظام . وانه طبقا لخاصية التدرج الهرمي في النظام ، فانه يمكن النظر إلى الصلة الموجهة من عنصر إلى آخر داخل النظام على أنها مخرجا للعنصر الأول ومدخلا للعنصر الثاني ويمكن تحديد ثلاثة أنواع مختلفة لتلك الصلات وهي (22) :
أ‌- صلة على التوالي : حيث تكون مخرجات أحد العناصر مدخلا لعنصر آخر كآلاتي :

يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر ( الشكل الأول

ب‌- صلة على التوازي : إذا كان لعنصرين او اكثر نفس المدخلات كما في هذا الشكل :


يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر ( الشكل الثاني


ج_ صلة الارتداد Feed Back : إذا كانت مخرجات أحد العناصر هي مدخلاته في نفس الوقت مثل :


يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر ( الشكل الثالث



آما العلاقات التي تنشأ بين النظام والنظام الآخر فتوصف ب(( تداخلات Interfaces )) كما أن النظم الفرعية داخل النظام الواحد يمكن أن يكون لها حدود مشتركة مع نظم فرعية أخرى داخل النظام ؛ هذه الحدود المشتركة تسمى أيضا بأوجه التداخل ، يوضحها راو لي Rowley بالشكل التالي . وتتخذ أوجه التداخل عادة شكل مسار علاقات بين النظم الفرعية .



يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر (1)




رابعا : المدخلات Inputs :
أن كل النظم تجمع وتتسلم نوعا من أنواع المعلومات او البيانات لمعالجتها وتجهزها من اجل خلق نتائج معينة او مخرجات ويمكن تعريف المدخلات : (( بأنها تلك العناصر التي تدخل حدود النظام من البيئة ويقوم النظام بتجهيزها . فالنظام بدون مدخلات لا يعمل ولا ينتج مخرجات )) (23) . ويمكن وصف المدخلات بأنها مجموعة متغيرات تؤثر على النظام وفي هذا الاتجاه يمكن تقسيم المدخلات إلى ثلاثة أنواع (24) :
أ‌- مدخلات أساسية : وهي تلك التي تدخل في عمليات النظام للتحول إلى شيء جديد يمثل (( المخرجات )) والمدخلات الأساسية تشمل كافة المواد والعناصر والموارد المتاحة واللازمة لاستمرار النظام وقيامه بتأدية وظائفه .
ب‌- مدخلات احلالية : وهي تلك الموارد المتطورة والعناصر الجديدة التي يتم استبدالها لتطوير النظام ، وهذه المدخلات لا تدخل في عمليات النظام ، وانما تصبح أحد العناصر والمكونات الأساسية له ومثال ذلك استبدال الآلات او الأفراد ، وهي لا تتحول داخل النظام إلى شيء جديد .
ج_ مدخلات بيئية : وهي تمثل كافة المؤثرات البيئية التي لا تدخل في عمليات النظام ولا تتحول داخله ، وانما تؤثر تأثيرا خارجيا على عمليات النظام او على النوعين السابقين من المدخلات كما أنها قد تكون مساعدة للنظام او معوقه له ، ومن أمثلتها الضغط الجوي ، ودرجة الحرارة على الأجسام الحية . أن المدخلات قد تكون مستمرة حيث تتدفق المواد الداخلة إلى النظام بشكل مستمر ، او متقطعة التوافد على النظام وان المصدر الأساسي للمدخلات هو المناخ المحيط وما يضمه من نظم أخرى . وتختلف أنواع المدخلات اختلافا كبيرا تبعا لطبيعة النظام والأهداف التي يسعى أليها والأنشطة التي يختص بالقيام بها ومن اتجاه آخر يمكن تقسيم المدخلات إلى قسمين رئيسين هما (25) :
1- مدخلات يسعى النظام إلى الحصول عليها بسبب حاجته أليها ، وفي هذه الحالة يخصص أحد أجزائه للبحث عنها متابعة تدفقها بأستمرار وانتظام .
2- مدخلات تفرض على النظام من واقع بيئته المحيطة به ولا يكون أمام النظام سوى استقبالها ومحاولة الاستفادة منها .
خامسا : تشغيل او تجهيز النظام Processing :
ويقصد بتشغيل النظام او نشاطه activity بأنه العمليات operations او التفاعل الذي يتم بين عناصر النظام المختلفة من ناحية ، وبين المدخلات من ناحية أخرى ، وذلك لتحويل مدخلات النظام إلى مخرجات وذلك يحتاج إلى تضافر وتعاون عناصر النظام المختلفة فالتجهيز او التشغيل هو تحويل المدخلات او المواد الخام إلى مخرجات او نتائج نهائية ، كما انه يمكن النظام من التحرك نحو أهدافه . ومن أنشطة تجهيز البيانات : الفرز ، البحث ، الدمج ، التجريد والحساب وآية عمليات مشابهة .
سادسا : المخرجات Output :
هي نتائج عملية التجهيز فهي ناتج عمل النظام الذي يتبلور في أشكال وأنماط مختلفة تمثل ما يقدمه النظام للبيئة المحيطة به . ويمكن أن نحدد نوعين من المخرجات هما (26) :
أ‌- مخرجات ارتدادية : حيث ترتد هذه المخرجات إلى النظام مرة أخرى كمدخلات ، بمعنى أن النظام يستخدم جزءا من مخرجاته كمدخلات جديدة .
ب‌- مخرجات نهائية بالنسبة للنظام : وهي تلك التي ينتجها النظام ، وتؤثر على الإطار العام الذي يعمل في نطاقه والذي يسمى بالبيئة ، أي أنها تكون مدخلات للبيئة .
ومن ثم يمكن القول أن مخرجات أي نظام هي مدخلات آما للنظام نفسه او للبيئة . وبالتالي فهي وسيلة النظام للحصول مرة أخرى على الموارد او المدخلات اللازمة لاستمراره في النشاط .
سابعا : التغذية المرتدة او الراجعة Feedback :
وتسمى أحيانا التلقيم المرتد او إرجاع الأثر ويمكن تعريفها بأنها العلاقة التي تربط ما بين مخرجات النظام ومدخلاته . ويتضح دور التغذية الراجعة والتحكم في النظام من خلال عملية التحكم التي تعتبر أساسا وضرورة لا يمكن تجاوزها ، فنظام التحكم ينظم معدل إدخال المدخلات إلى النظام ومعدل إخراج المخرجات من النظام وكذلك معدل أجراء العمليات داخل النظام (27) .
الشكل التالي يوضح نموذجا لنظام التحكم في مدخلات ومخرجات نظام ما حيث تستخدم المدخلات بعض ( او كل ) المخرجات القادمة عبر جهاز التحكم .



يؤخذ الشكل من الملف المسمى الفصل العاشر (4)





ثامنا : عناصر النظام ونظمه الفرعية System elements and Sub-Systems :
تعرف عناصر النظام بأنها مجموعة الكيانات التي يتكون منها النظام ، وان كل عنصر من هذه العناصر هو كيان قائم بذاته ويمثل نظاما له عناصره المرتبطة ومدخلاته ومخرجاته وبارتباطه بنظام أشمل فأنه يصبح نظاما فرعيا Sub System ، أي أن كل عنصر من عناصر النظام هو نظام فرعي له عناصره الفرعية وبالتالي يمكن النظر إلى النظام على انه يتكون من مجموعة من النظم الفرعية ، ويكون النظام الاشمل بمثابة البيئة للنظم الفرعية (28) .
ومع أن الهدف الرئيسي من وراء مفهوم النظام هو النظرة الكلية التكاملية ، آلا أن تحقيق هذه النظرة عمليا يكون في بعض الأحيان من الصعب تطبيقه ، حينما تكون العناصر المكونة للنظام كثيرة جدا وعلاقاتها متعددة أيضا . وفي هذه الحالة يكون من الأنسب تجزئ النظام إلى عناصره مع اعتبار كل عنصر من هذه العناصر نظاما فرعيا Sub-System وهذا بدوره يمكن تجزئته إلى نظم فرعية أصغر فأصغر وهكذا ، حيث يختص كل نظام فرعي بجانب من العمليات او أنشطة التجهيز داخل النظام . أن العالم ملئ بالنظم وكل نظام منها – عدا النظام الكوني Universal System – يعتبر جزءا من نظام اكبر وأشمل . آما النظام الكوني فيحتوي كل النظم . وتسمى عملية تجزئة النظام الكلي إلى نظم فرعية بعملية التجزئة للعوامل Factoring Process . وانه عند استحالة تجزئة أي نظام فرعي إلى نظم فرعية اصغر منه يسمى في هذه الحالة بنظام الصندوق الأسود Black-Box System . وتشكل النظم الفرعية الناتجة عن عمليات التجزئة هذه ما يسمى بالبنية التسلسلية Hierarical Structure او الهيكل الهرمي (29) .
أن أهم النظم الفرعية المكونة للنظام الأكبر هي (30) :
1- نظام فرعي يختص بالإحساس بالتغيرات التي تطرأ على النظام وقياس مداها وتوفير حلقة للاتصال بين النظام والمناخ .
2- نظام فرعي لتحليل المعلومات وتداولها بحيث تتجه إلى أجزاء النظام التي تحتاجها في عملياتها .
3- نظام فرعي لاتخاذ القرارات والتوصل إلى اختيارات بشأن بدائل السلوك المطروحة أمام النظام .
4- نظام فرعي للرقابة والتأكد من سلامة العملية التي تقوم بها أجزاء النظام وتناسقها .
5- نظام فرعي لاختزان المعلومات والخبرات ( ذاكرة ) وتصنيفها بحيث يمكن للنظام او أجزائه استرجاعها والإفادة منها في المواقف التي يتطلب الآمر فيها الرجوع إلى الخبرة الماضية .

النظام المغلق والنظام المفتوح Closed and Open System :
أن المعيار المستخدم للحكم على النظام في كونه مغلقا او مفتوحا هو طبيعة العلاقات بين ذلك النظام والبيئة المحيطة به .
فالنظام لا يمكن أن يعمل في الفراغ . ويمكن تعريف النظم المغلقة بأنها (( النظم التي لا تتبادل المدخلات والمخرجات مع بيئتها وتكتسب بثبات صفة التدهور entropy وتتلاشى بطريقة لا إرادية ..)) (31) ولعل افضل مثال على هذا النوع من النظم هي (( الساعة )) حيث أنها تستمر في عملها وأدائها كنظام بدون أن يكون لها آية علاقة مع بيئتها ، حتى تصبح البطارية فارغة او تحتاج إلى إصلاح ، وكلا الآمرين يحتاج تدخلا من البيئة . ولذا يمكننا القول أن النظم المغلقة هي من النظم نادرة الوجود وان الموجود منها أي النظم المغلقة نسبيا او جزئيا . آما النظام المفتوح فيمكن تعر